Signatures électroniques pour les agents immobiliers – désormais disponibles dans Habiata

Les mandats, les offres et les contrats de vente ne nécessitent plus d'outil de signature distinct. Les signatures électroniques font désormais partie intégrante d'Habiata : vous pouvez ainsi envoyer un document et suivre chaque signataire sans avoir à quitter l'espace de travail de votre agence.

Un partenariat né au Luxembourg

Notre fonctionnalité de signature électronique (SE) vous est proposée en collaboration avec kodehyve. Grâce à notre système d’exploitation basé sur l’IA, nous aidons les agences immobilières à gérer leurs activités quotidiennes, tandis que notre partenaire technologique assure la couche de confiance nécessaire aux signatures électroniques conformes à la directive eIDAS.

L’intégration est directement intégrée à notre plateforme : les signatures électroniques sont disponibles dans la rubrique « Médias » de la barre latérale. Vous préparez l’enveloppe dans Habiata. À l’étape suivante, kodehyve envoie l’e-mail de signature, recueille les signatures, puis renvoie le fichier signé et la piste d’audit – y compris les confirmations par SMS et un cachet électronique qualifié pour les signatures avancées.

Habiata et kodehyve sont tous deux développés au Luxembourg ; nos clients ont donc l’assurance d’être en conformité avec la réglementation locale lorsqu’ils utilisent notre outil de signature électronique.

Comment utiliser les signatures électroniques dans Habiata

Ouvrez Médias → Signatures et créez une nouvelle demande. Vous pouvez :

• Téléchargez un fichier PDF ou sélectionnez-en un déjà enregistré dans une fiche de bien immobilier ou d'opération

• Choisissez entre les signatures « Simple » (SES) ou « Avancée » (AES)

• Ajoutez des signataires à partir de vos contacts Habiata (chacun doit disposer d'une adresse e-mail valide et d'un numéro de téléphone portable)

• Placez les champs de signature, d'initiales et de cachet sur les différentes pages

• Envoyez le document à tous les signataires en même temps, ou laissez-les le signer les uns après les autres

• Suivez l'avancement, envoyez un rappel, annulez une demande et téléchargez le document signé

Les signataires reçoivent les e-mails relatifs à une enveloppe de signature électronique de la part de kodehyve (no-reply@kodehyve.com). Ils confirment leur signature à l'aide d'un mot de passe à usage unique (OTP), qui leur est envoyé par SMS sur leur numéro de téléphone portable.

Apportez votre propre clé API kodehyve pour commence

Pour utiliser les signatures électroniques dans Habiata, vous devez disposer d'une licence d'utilisateur Kodehyve. Si vous n'avez jamais utilisé kodehyve auparavant, vous devez d'abord créer un nouveau compte sur kodehyve.com. Si vous êtes déjà client, vous pouvez conserver votre espace de travail kodehyve existant, qu'il vous suffit de connecter à Habiata à l'aide de la clé API de votre espace de travail.

1. Créez ou ouvrez votre compte sur kodehyve.com, puis copiez la clé API de l'espace de travail.

2. Dans Habiata, ouvrez les paramètres de votre entreprise et accédez à l'intégration kodehyve.

3. Collez la clé et connectez-vous.

Habiata vérifie la clé à l'aide de kodehyve, puis la stocke sous forme chiffrée. Elle n'est plus jamais affichée. Les propriétaires et les administrateurs peuvent la remplacer ou la désactiver à tout moment.

Important : l'utilisation des signatures électroniques et les licences relèvent de la responsabilité de kodehyve. Les signatures avancées (AES) nécessitent une licence kodehyve payante. Une fois la clé API de votre espace de travail connectée, votre équipe peut envoyer des enveloppes depuis Habiata comme si les signatures électroniques avaient toujours existé.

Si vous avez des questions concernant l'utilisation des signatures électroniques dans Habiata, n'hésitez pas à contacter notre équipe à tout moment : contact@habiata.lu.

Les contrôles KYC/AML optimisés par kodehyve seront également disponibles prochainement sur Habiata.